¿Cuándo puede un casero retener la fianza legalmente?

Qué es la fianza y base legal

La fianza es una cantidad de dinero que el inquilino entrega al formalizar el contrato de arrendamiento como garantía del cumplimiento de sus obligaciones. En los alquileres de vivienda, suele equivaler a una mensualidad de renta, y su finalidad es cubrir incidencias como impagos, daños imputables al arrendatario o deudas pendientes a la finalización del contrato. Aunque muchas personas la confunden con un “mes extra de renta”, la fianza no es un pago por el uso de la vivienda, sino un depósito que debe devolverse cuando se acredita que no existen cantidades pendientes ni desperfectos más allá del desgaste normal por el uso.

El marco jurídico de referencia establece que la fianza se constituye al inicio del contrato y se mantiene durante toda su vigencia, pudiendo actualizarse en determinadas condiciones si el contrato lo prevé. A la finalización del arrendamiento, corresponde al propietario verificar el estado del inmueble y realizar la liquidación. La regla general es que, si no hay incidencias justificadas, la fianza debe devolverse en el plazo legalmente previsto. De no existir daños o deudas que liquidar, retenerla constituye un incumplimiento.

Para entender “cuándo puede un casero retener la fianza legalmente”, conviene distinguir entre conceptos que sí son exigibles (rentas debidas, suministros pendientes, reparaciones por daños imputables) y conceptos que no lo son (mejoras voluntarias del arrendador, gastos que no se han pactado o que derivan del uso normal). Esta diferencia es clave, porque el depósito no está pensado para cubrir cualquier disconformidad subjetiva del propietario, sino únicamente incidencias objetivas y acreditables. En consecuencia, la prueba documental y la trazabilidad de comunicaciones son fundamentales para una liquidación ordenada y segura.

Supuestos válidos para retener la fianza

Un casero puede retener total o parcialmente la fianza en supuestos tasados y acreditables. El primero es el impago de rentas o de cantidades asimiladas (por ejemplo, cuotas prorrateadas pactadas). Si al finalizar el contrato queda alguna mensualidad sin abonar, la fianza puede compensar esa deuda. El segundo supuesto son los daños imputables al inquilino: roturas, deterioros por mal uso, manipulación negligente de instalaciones, pérdida de elementos entregados con la vivienda (como juegos de llaves o mandos) o intervenciones no autorizadas que hayan ocasionado perjuicios. El tercero es la existencia de suministros pendientes de pago cuando, según contrato, correspondía abonarlos al arrendatario y se han consumido durante su estancia.

También puede justificarse la retención por incumplimientos contractuales que generen costes directos y verificables, como penalizaciones expresamente pactadas por desistimiento anticipado cuando se cumplen los requisitos de aplicabilidad, o por no cumplir obligaciones de conservación asumidas por el inquilino (por ejemplo, devolver con muebles o electrodomésticos en el mismo número y funcionamiento). Es imprescindible que estas penalizaciones estén descritas con claridad, sin ambigüedades y sin contravenir la normativa de consumidores; cláusulas genéricas, confusas o desproporcionadas pueden considerarse abusivas y, por tanto, inaplicables.

Lo decisivo no es solo el “qué”, sino el “cómo” se acredita. El casero debe guardar pruebas: el contrato, anexos de inventario, fotografías de estado inicial y final, acta de entrega, facturas y presupuestos. En ausencia de pruebas, la retención se debilita. Por su parte, el inquilino debe documentar pagos y comunicaciones. Una retención prudente es aquella que se limita a cuantías objetivas, desglosadas por conceptos y comunicadas por escrito, ofreciendo copia de facturas o presupuestos y la posibilidad de alegar o subsanar.

Plazos y procedimiento de devolución

La devolución de la fianza debe realizarse dentro del plazo legal establecido a partir de la fecha efectiva de entrega de llaves y restitución de la posesión. Ese hito marca el inicio del cómputo: desde ese momento, el casero debe revisar el inmueble, cerrar cuentas de suministros y emitir, si procede, una propuesta de liquidación con desglose de conceptos. La buena práctica recomienda una comunicación por escrito en la que se detalle si se devuelve íntegramente el depósito o si se propone una compensación parcial, acompañada de documentos justificativos (facturas, lecturas, fotografías, inventario).

Cuando existan incidencias, el propietario debería informar en un plazo razonable de su intención de retener cantidades y del motivo concreto. Una retención genérica del 100% “por si aparece algo” no es aceptable. Si el arrendador necesita realizar reparaciones para cuantificar daños, puede retener la parte estrictamente necesaria hasta recibir presupuestos o facturas, debiendo liquidar cualquier remanente tan pronto como sea posible. En cambio, si no existen deudas ni daños, lo correcto es la devolución íntegra del depósito sin demoras injustificadas.

Para evitar disputas, la liquidación debería incluir: identificación del contrato, fecha de entrega, lecturas de contadores, listado de llaves devueltas, estado de elementos inventariados, relación de daños con fotos y la cuantía asociada a cada concepto. Finalmente, se indicará el importe a devolver y el método de pago. Una liquidación transparente y documentada no solo protege al propietario; también reduce el riesgo de reclamaciones y agiliza el cierre del alquiler en términos profesionales.

Daños imputables vs desgaste por uso

La línea que separa el daño imputable del desgaste normal por uso es uno de los focos más recurrentes de conflicto. El desgaste esperable incluye pequeñas marcas en paredes, ligera pérdida de brillo en suelos, holguras normales en grifería o juntas y el envejecimiento natural de elementos con el paso del tiempo. Por el contrario, son imputables los golpes, roturas, manchas persistentes que exigen tratamientos específicos, quemaduras, perforaciones no autorizadas o la manipulación negligente de electrodomésticos e instalaciones.

Para objetivar esta diferencia, el inventario inicial con fotos de calidad es vital. Si al inicio se documenta que una pared estaba recién pintada y sin marcas y a la salida aparecen múltiples rozaduras profundas o agujeros, el coste de repintado de la superficie afectada puede ser exigible. Sin embargo, exigir repintado integral por micro-marcas propias del uso puede resultar desproporcionado. La proporcionalidad también se aplica a elementos con vida útil limitada (colchones, cortinas, bombillas, filtros): no es lo mismo reponer una pieza con años de servicio que una que se entrega nueva y se devuelve dañada a corto plazo.

En instalaciones, un mantenimiento diligente por parte del inquilino evita disputas: limpiar filtros, no forzar mecanismos y reportar incidencias a tiempo. Si una avería se agrava por no comunicarse, puede derivar en responsabilidad. En cambio, fallos por obsolescencia o vicios previos del inmueble no son imputables al arrendatario. De nuevo, la prueba manda: fotografías fechadas, presupuestos y, si procede, informes técnicos. Una política de “dejar la vivienda como se recibió” resulta un estándar razonable, siempre que no se desnaturalice el concepto de desgaste normal.

Suministros y otras deudas liquidables

Los suministros (luz, agua, gas, internet) suelen ser a cargo del inquilino cuando así se pacta en el contrato. Al finalizar, es habitual que existan consumos prorrogados o facturas que llegan con retraso. Para una liquidación ordenada, conviene tomar lecturas de contadores en el acta de entrega y aportar las últimas facturas. Si los contratos están a nombre del arrendatario, debería gestionarse el cambio o baja en la misma fecha de entrega para evitar cargos posteriores. Si los contratos permanecen a nombre del propietario, este puede deducir de la fianza los importes devengados hasta la fecha efectiva de salida, aportando facturas como respaldo.

Además de suministros, pueden existir otros conceptos liquidables: tasas de basura si se repercuten, cuotas de comunidades en alquileres de temporada si se pactó su abono, o servicios específicos consumidos por el inquilino. En todos los casos, la clave es la trazabilidad: sin factura o base contractual clara, la retención pierde fuerza. Por otro lado, no deben cargarse a la fianza importes ajenos al periodo arrendaticio o penalizaciones no pactadas, ni gastos de mejoras voluntarias del propietario.

Una buena práctica para ambas partes consiste en realizar una pre-liquidación estimada el día de la entrega, reteniendo —si fuera imprescindible— una cantidad prudente para consumos pendientes y comprometiéndose a ajustar en cuanto lleguen las facturas finales. Esa retención temporal debe ser proporcional y transparentemente comunicada, evitando la inmovilización de la fianza por tiempo indefinido. La comunicación por correo y el archivo de documentos simplifican cualquier aclaración posterior.

Cláusulas, penalizaciones y abusos frecuentes

No toda cláusula que aparece en un contrato legitima una retención de fianza. Las penalizaciones deben ser claras, equilibradas y ajustadas al derecho de consumidores. Por ejemplo, exigir limpieza “profunda” a cargo del inquilino puede ser válido si se describe el estándar de entrega (sin suciedad, sin olores, cocina y baño en condiciones higiénicas) y su incumplimiento genera un coste razonable y demostrable (factura de limpieza). En cambio, imponer servicios obligatorios con proveedores designados o tarifas desproporcionadas puede considerarse abusivo.

Otro punto conflictivo es la pintura. Retener la fianza para repintar por simple amarilleo o pequeñas marcas propias del uso habitual es discutible. Sí puede imputarse el repintado de estancias con daños evidentes (manchas grandes, grafitis, agujeros) o de paredes que se pintaron de colores intensos sin autorización, cuando la devolución exige recuperar el tono original. Las intervenciones no autorizadas que reduzcan el valor de la vivienda o requieran restitución también son causa de retención, siempre que se justifique el coste de la restauración con presupuesto o factura.

Entre los abusos recurrentes destacan: retener por “posibles gastos futuros” sin base; cargar al inquilino reparaciones estructurales o de antigüedad; o demorar sine die la liquidación. Para blindarte, exige siempre desgloses, documentos y plazos. Si la otra parte no coopera, deja constancia fehaciente de tu posición mediante comunicaciones trazables. La transparencia contractual y la proporcionalidad en los importes son la mejor vacuna frente a conflictos y reclamos innecesarios.

Cómo preparar la entrega para recuperar la fianza

Para maximizar las opciones de recuperar íntegramente la fianza, conviene planificar la salida. Comienza revisando el contrato y el inventario para alinear expectativas. Programa con antelación una “pre-inspección” informal que te permita detectar pequeñas reparaciones: tapar agujeros, sustituir bombillas, ajustar bisagras, descalcificar grifos o limpiar filtros. Un par de horas bien invertidas pueden evitar discusiones y costes innecesarios. Revisa también los electrodomésticos: bandejas de horno, cajones de frigorífico, filtros de campana y desagües suelen pasar desapercibidos y acumulan desgaste visible.

El día de la entrega, realiza una limpieza razonable: suelos, baños y cocina sin grasa ni restos, nevera descongelada si procede y superficies despejadas. Haz fotografías con buena luz y perspectiva de cada estancia una vez limpia. Toma lecturas de contadores y, si los contratos están a tu nombre, solicita el cambio o baja desde ese mismo día. Prepara un sobre con todas las llaves entregadas, mandos y tarjetas. Si has realizado pequeñas compras para reponer elementos, guarda los tickets: muestran diligencia y ayudan a cerrar la liquidación sin recelos.

Finalmente, deja constancia escrita de la entrega en un acta firmada: fecha y hora, estado general, lecturas, llaves y observaciones. Si el propietario detecta incidencias, pídele que las detalle y comparta presupuestos o facturas. Mantener un tono colaborativo y profesional facilita acuerdos rápidos. Cuanto más objetivo y documentado sea el cierre, menos espacio queda para retenciones discutibles y más probable será que la devolución de la fianza se produzca sin fricciones.

Cómo reclamar una fianza retenida

Si consideras que la retención de la fianza es injustificada, actúa por etapas. Primero, solicita por escrito el desglose de conceptos y las pruebas que justifican la compensación: fotos comparativas, facturas, lecturas. Expón tus alegaciones con educación, adjunta tu propia evidencia y propón una solución concreta (por ejemplo, aceptar una partida y discutir otra). Muchas diferencias se resuelven en este punto cuando la comunicación es clara y basada en datos.

Si no hay respuesta o el desacuerdo persiste, envía un requerimiento fehaciente —por ejemplo, un burofax con certificación de contenido— fijando un plazo razonable para la devolución de la cantidad que entiendes procedente. Este paso formaliza la reclamación y muestra seriedad. Conserva justificantes de envío y acuse de recibo. En paralelo, valora vías de mediación o arbitraje si el contrato las contempla; suelen ser más rápidas y económicas que un procedimiento judicial, y favorecen acuerdos equilibrados.

Como último recurso, puedes acudir a la vía judicial adecuada a la cuantía, aportando toda la documentación: contrato, inventario, comunicaciones, fotografías fechadas, actas de entrega y facturas. Un expediente bien ordenado multiplica las posibilidades de éxito. En cualquier caso, lo ideal es evitar el litigio mediante una liquidación transparente, porque litigar consume tiempo y recursos a ambas partes. La prevención —inventario exhaustivo, limpieza y acta de entrega— siempre es la mejor estrategia para que la fianza se devuelva sin incidentes.

Preguntas frecuentes

¿Puede el casero quedarse con la fianza por pequeñas marcas en paredes? No debería. Las marcas leves o el desgaste normal por uso no justifican retención. Sí podrían justificarla daños relevantes, agujeros o pintado no autorizado que exija repintado parcial o total devidamente acreditado.

¿Se puede retener la fianza por limpieza? Es posible cuando la vivienda se entrega con suciedad que requiera un servicio adicional razonable. Debe acreditarse mediante factura y ser proporcional. Un estándar lógico es entregar cocina y baños higiénicos, suelos limpios y sin residuos.

¿Qué ocurre con los suministros pendientes? Si el contrato asigna los suministros al inquilino, pueden compensarse importes devengados hasta la fecha de entrega. Lo correcto es aportar lecturas y facturas finales. Una retención cautelar debe ser mínima y liquidarse al recibir los recibos.

¿Cuántas llaves debo devolver? Todas las entregadas al inicio y cualquier copia adicional realizada. La falta de llaves puede justificar el coste de cambio de bombín o de copias, debidamente documentado.

¿Qué pasos seguir si no me devuelven la fianza? Pide desglose por escrito, envía requerimiento fehaciente, valora mediación y, si no hay acuerdo, acude a la vía judicial con tu evidencia ordenada (contrato, inventario, fotos y comunicaciones).