Cómo reclamar la fianza si el casero no paga

Contexto: por qué se retrasa o se niega la devolución de la fianza

La fianza es una garantía para cubrir obligaciones del arrendatario, pero al finalizar el contrato es frecuente que el arrendador retrase la devolución alegando desperfectos, limpieza, facturas pendientes o falta de entrega correcta de llaves. También hay conflictos cuando no se hace una revisión conjunta del estado de la vivienda o cuando se confunde la fianza con un pago a cuenta del último mes.

Para reclamar con fuerza, conviene separar hechos de opiniones y ordenar la cronología: cuándo terminó el contrato, cuándo se entregaron llaves, qué se dejó por escrito y qué daños son reales y atribuibles. Esa línea temporal, acompañada de prueba mínima, suele ser más útil que discutir por teléfono sobre recuerdos o impresiones.

• Revise la fecha exacta de fin del contrato y el modo de entrega de llaves pactado.
• Identifique qué motivos alega el arrendador y pida que los concrete por escrito.
• Diferencie desgaste por uso normal de daños imputables y cuantificables.
• Compruebe si hay recibos de renta o suministros pendientes y cómo se liquidarán.
• No use la fianza como sustituto del último mes sin acuerdo escrito.

Marco legal aplicable a la fianza y su devolución

En arrendamientos urbanos, la normativa básica regula la fianza en metálico, su cuantía según el tipo de arrendamiento y el devengo de interés legal si no se devuelve el saldo dentro del plazo previsto tras la entrega de llaves. Para completar el encaje, el Código Civil aporta reglas generales sobre obligaciones, incumplimiento y efectos de la mora.

Si el conflicto escala, la Ley de Enjuiciamiento Civil fija las vías procesales para reclamar cantidades y ejecutar un eventual título judicial. Además, en muchas comunidades autónomas existe obligación de depositar la fianza en un organismo público, lo que es distinto de la obligación del arrendador de devolverla al inquilino al finalizar el contrato.

• Localice en su contrato la cláusula de fianza y cualquier garantía adicional pactada.
• Distinga fianza legal de otras garantías como aval, depósito adicional o seguro.
• Compruebe si el contrato es vivienda habitual, temporada, habitación o uso distinto.
• Si su comunidad tiene depósito obligatorio, revise el organismo competente y el trámite.
• Prepare un enfoque escalonado: requerimiento, negociación y, si procede, reclamación judicial.

Requisitos, plazos y pasos previos antes de reclamar

Antes de reclamar, lo esencial es acreditar que el arrendamiento terminó y que usted devolvió la posesión. En la práctica, eso se demuestra con la entrega de llaves y un documento de cierre, aunque sea sencillo. A partir de ahí, se cuenta el plazo relevante para la devolución del saldo de fianza, y, si no se produce, cobra importancia el requerimiento formal.

No todos los alquileres se gestionan igual: con inmobiliaria, con administrador de fincas o con arrendador particular, el canal cambia, pero el objetivo es el mismo. Si ya envió mensajes o correos, conviene ordenarlos y completar lo que falte: solicitud clara de devolución, cuenta bancaria y advertencia de que reclamará intereses y costes si no hay respuesta.

• Confirme la fecha de entrega de llaves y guarde prueba del acto.
• Solicite la devolución indicando importe, número de cuenta y plazo razonable.
• Pida desglose de descuentos con facturas, presupuestos o fotografías si alegan daños.
• Revise si hubo preavisos, desistimiento o indemnización pactada y cómo impacta.
• Evite conversaciones solo telefónicas y traslade lo acordado por escrito.

Derechos y obligaciones: qué puede retener el casero y qué límites existen

La fianza no es un fondo libre: su finalidad es cubrir incumplimientos del arrendatario, como rentas impagadas o daños más allá del desgaste por uso normal. Si el arrendador pretende descontar importes, lo razonable es que identifique el daño, lo relacione con su causa y lo cuantifique con soporte. Descuentos genéricos por limpieza sin detalle, o por mejoras, suelen generar controversia.

También es importante no confundir obligaciones del arrendatario con obligaciones del arrendador. Por ejemplo, el inquilino debe devolver la vivienda en buen estado de uso y responder de daños imputables, pero no de vicios previos o de reparaciones estructurales que correspondan al propietario. La discusión se resuelve mejor si se compara el estado inicial acreditado con el estado final.

• Exija que cualquier retención se motive y se cuantifique con documentación.
• Considere el desgaste normal por uso y el tiempo de ocupación como factor clave.
• Compruebe si los daños ya existían al inicio y si hay inventario o fotos iniciales.
• Separe rentas, suministros y daños, y liquide cada partida con su justificante.
• Si hay garantía adicional, revise condiciones de devolución distintas a la fianza legal.

Costes y consecuencias habituales al reclamar la fianza

Reclamar la fianza puede implicar costes, aunque no siempre. En una fase amistosa, el coste suele ser el tiempo y, si decide hacerlo, el envío de un requerimiento fehaciente. Si se pasa a fase judicial, entran en juego tasas, profesionales y posibles condenas en costas según el tipo de procedimiento y el resultado.

Además del principal, puede ser relevante el interés legal si el saldo no se devuelve en plazo tras la entrega de llaves. Por eso conviene fijar por escrito la fecha de entrega y reclamar también ese concepto cuando proceda. En ocasiones, una reclamación bien armada produce una respuesta rápida sin necesidad de demandar.

• Valore el coste de un requerimiento fehaciente frente al importe de la fianza.
• Calcule si procede interés legal por retraso y desde qué fecha puede reclamarse.
• Considere el riesgo de costas si demanda sin base probatoria suficiente.
• Si el arrendador presenta una factura, revise si es necesaria y proporcionada.
• Documente la voluntad de acuerdo para mostrar buena fe si el conflicto escala.

Pruebas y documentación útil para reclamar la fianza

En conflictos de fianza, la prueba manda. No se trata de reunir papeles por acumular, sino de demostrar tres ideas: cuánto entregó, cuándo terminó el contrato y por qué el arrendador no puede retener lo que retiene. La documentación mínima bien ordenada suele pesar más que discusiones largas sin soporte.

Si hubo incidencias durante el alquiler, como reparaciones, humedades u obras, su trazabilidad también importa. Una reclamación sólida enseña el antes y el después, y permite distinguir responsabilidades. Por eso conviene guardar comunicaciones y pruebas fechadas, incluso si al inicio parecían irrelevantes.

• Contrato y anexos, recibo o justificante de pago de la fianza y de las rentas.
• Inventario inicial y final, fotografías fechadas, vídeos y acta de entrega si existe.
• Mensajes y correos con el arrendador o inmobiliaria, ordenados por fecha y asunto.
• Requerimiento fehaciente, por ejemplo burofax, con solicitud clara de devolución y cuenta bancaria.
• Partes de reparación, facturas y pruebas de incidencias comunicadas durante la vigencia del contrato.

Pasos para actuar con orden cuando el casero no devuelve la fianza

Un enfoque escalonado funciona mejor que saltar directamente a la confrontación. Primero, cierre correctamente el contrato: llaves, lectura de contadores si procede, y un documento de entrega. Después, haga una solicitud clara de devolución con plazo razonable y con una propuesta de liquidación si hay partidas discutibles.

Si no hay respuesta o la respuesta es genérica, el siguiente paso suele ser un requerimiento formal. Esa comunicación ordena el conflicto, fija posiciones y evita que se diluya la conversación en mensajes dispersos. Si aun así no se resuelve, tendrá el camino preparado para la vía judicial con una base de prueba sólida.

• Formalice la entrega de llaves y deje constancia de la fecha y el estado del inmueble.
• Envíe una solicitud de devolución por escrito con importe, cuenta y plazo concreto.
• Si alegan daños, solicite desglose y contrástelo con inventario y fotos.
• Remita requerimiento formal si vence el plazo sin devolución o sin justificación suficiente.
• Prepare un dossier con cronología y pruebas antes de valorar demanda.

Notificaciones y negociación: cómo reclamar sin perder fuerza probatoria

Negociar no es renunciar. Puede proponer una revisión conjunta, aceptar un descuento razonable si está justificado o pactar un calendario de pago, siempre por escrito. El punto clave es que la negociación no rompa la trazabilidad: lo que no queda documentado es difícil de hacer valer después.

Las notificaciones conviene hacerlas por canales que permitan acreditar contenido y fecha. Mensajes y correos pueden servir, pero cuando hay bloqueo es habitual pasar a un requerimiento fehaciente. También es útil recordar plazos pactados en contrato y, cuando aplique, preavisos y fechas de extinción, para que no se discuta el momento de inicio del cómputo.

• Proponga una liquidación final por partidas y pida confirmación expresa por escrito.
• Evite acuerdos verbales sobre descuentos y exija justificantes antes de aceptar.
• Use correos con asunto claro y adjunte inventario, fotos y recibo de llaves.
• Si no hay avance, utilice un requerimiento fehaciente con plazo y advertencia de acciones.
• No firme documentos de conformidad total si discrepa de daños o importes retenidos.

Vías de reclamación, defensa o regularización

Si no hay acuerdo, la reclamación puede ser extrajudicial o judicial. En la parte extrajudicial, además del requerimiento, a veces ayuda una propuesta de mediación privada o un intercambio de ofertas por escrito. En la parte judicial, lo habitual es reclamar cantidad por las vías que correspondan según cuantía y circunstancias, siguiendo la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Tenga presente el matiz autonómico del depósito de fianza: el hecho de que deba depositarse ante un organismo público en algunas comunidades no significa que ese organismo le pague a usted la fianza al finalizar. En general, quien debe devolvérsela es el arrendador, y el depósito se relaciona con obligaciones administrativas del arrendador.

• Agote una reclamación extrajudicial ordenada antes de demandar, salvo urgencia.
• Si existe inmobiliaria o administrador, reclame también a quien gestione el alquiler.
• Valore si procede procedimiento monitorio o juicio declarativo según el caso y la documentación.
• Prepare una cuantificación clara: fianza, descuentos aceptados, intereses si proceden.
• Si el arrendador reclama daños, exija prueba y considere un peritaje si la discusión lo requiere.

Si ya se ha firmado o ya se ha actuado: cómo reconducir la reclamación

A veces el problema surge porque ya se firmó un documento de entrega o de liquidación sin leerlo bien, o porque se entregaron llaves sin dejar constancia. También puede ocurrir que el arrendador haya enviado una reclamación de daños o una factura que usted considera improcedente. En estos supuestos, lo primero es analizar qué se firmó, si hay reservas, y qué prueba existe del estado real del inmueble.

Si ya envió un requerimiento o inició un procedimiento, aún es posible ordenar la estrategia: completar prueba, responder con calma y centrar el debate en hechos verificables. Evite medidas impulsivas, como dejar de pagar cantidades discutidas sin respaldo, y priorice una respuesta por escrito que resuma su postura y adjunte documentación.

• Revise actas firmadas, anexos y mensajes para detectar renuncias o conformidades.
• Si firmó bajo presión o sin revisar, documente su versión y pida corrección por escrito.
• Responda a reclamaciones de daños solicitando prueba, fecha y relación con el alquiler.
• Si ya hay demanda o monitorio, organice su contestación con cronología y anexos.
• Considere asesoramiento para valorar estrategia procesal y riesgo de costas.

Preguntas frecuentes

Estas dudas aparecen con frecuencia cuando el arrendador retiene la fianza o no responde. Si su caso tiene particularidades, conviene revisar documentos y comunicaciones antes de actuar.

P: ¿Cuándo empieza a contar el plazo para devolver la fianza?

R: Habitualmente desde la entrega de llaves y la restitución de la posesión, por eso es importante poder acreditar la fecha y el modo de entrega.

P: ¿Puede el casero descontar limpieza sin justificante?

R: Lo razonable es que concrete qué se hizo y cuánto costó, con factura o presupuesto, y que el descuento guarde proporción con el estado real acreditado.

P: ¿Puedo usar la fianza para pagar el último mes?

R: Salvo acuerdo expreso por escrito, no es recomendable: puede generar impago y complicar la devolución, además de dar pie a reclamaciones cruzadas.

P: Si la fianza estaba depositada en un organismo público, ¿me la devuelve ese organismo?

R: Normalmente no. El depósito suele ser una obligación administrativa del arrendador, y quien debe devolverle la fianza es el arrendador, salvo reglas específicas del organismo que convenga revisar.

P: ¿Necesito abogado para reclamar la fianza?

R: Depende del procedimiento, de la cuantía y de cómo se plantee la reclamación. Antes de decidir, suele ser útil evaluar la prueba y el riesgo de costas.